Apostille o Legalizzazione?
Apostille e Legalizzazione sono due modalità diverse per rendere valido all’estero un documento italiano.
La procedura da seguire dipende sempre dal Paese di destinazione.
Differenza tra Apostille e Legalizzazione
L’apostille è una forma semplificata di legalizzazione prevista dalla Convenzione dell’Aia del 1961.
Si utilizza esclusivamente quando il documento è destinato a un Paese che ha aderito a tale Convenzione (puoi consultare l’elenco aggiornato dei Paesi aderenti alla Convenzione dell’Aia sul sito della Conferenza dell’Aja di diritto internazionale privato.
La legalizzazione ordinaria è invece la procedura “classica” tramite autorità consolari o ambasciate estere.
È richiesta quando il Paese di destinazione non aderisce alla Convenzione dell’Aia.
In entrambi i casi, l’obiettivo è lo stesso: certificare l’autenticità della firma e del timbro presenti sul documento, affinché l’autorità straniera possa riconoscerne il valore legale.
Quando serve l’Apostille
L’apostille è richiesta quando il documento deve essere utilizzato in un Paese che aderisce alla Convenzione dell’Aia del 1961 (ad esempio molti Paesi europei e latinoamericani).
Viene apposta, di norma, dalla Procura della Repubblica competente sui documenti pubblici italiani (certificati del casellario, atti notarili, sentenze) e, se richiesto, anche sulle traduzioni giurate.
Esempio pratico:
Se devi presentare in Belgio un certificato del casellario giudiziale italiano con traduzione giurata, dopo l’asseverazione in Tribunale si richiede l’apostille per rendere il documento valido nel Paese estero.
Quando serve la Legalizzazione Consolare
La legalizzazione si applica quando il documento è destinato a un Paese che non ha aderito alla Convenzione dell’Aia, oppure quando lo richiede espressamente l’autorità straniera.
Il percorso è più articolato:
- Autenticazione in Italia (Procura o Prefettura, a seconda del documento)
- Presentazione presso l’ambasciata o il consolato del Paese di destinazione per la legalizzazione consolare
La procedura può richiedere più passaggi e tempi più lunghi rispetto all’apostille.
Dove si richiede l’Apostille o la Legalizzazione in Italia?
In Italia l’autorità competente varia in base al tipo di documento.
L’apostille viene generalmente rilasciata dalla Procura della Repubblica per atti giudiziari, certificati del casellario, atti notarili e documenti firmati da funzionari del Tribunale.
Per altri documenti amministrativi (come certificati anagrafici o documenti rilasciati da enti pubblici locali), può essere competente la Prefettura.
Nel caso della legalizzazione consolare, la procedura prevede invece un doppio passaggio:
- Autenticazione presso l’autorità italiana competente (Procura o Prefettura)
- Legalizzazione finale presso l’ambasciata o il consolato del Paese di destinazione in Italia
È importante individuare correttamente l’ufficio competente fin dall’inizio, perché un errore può comportare ritardi o la necessità di ripetere la procedura.
A Roma e nei Castelli Romani, le tempistiche e le modalità operative possono variare in base all’ufficio e al periodo dell’anno. Per questo motivo è consigliabile pianificare con anticipo quando il documento deve essere utilizzato all’estero per pratiche urgenti (matrimoni, cittadinanza, iscrizioni universitarie, contratti di lavoro).
Traduzione Giurata, Apostille e Legalizzazione: ordine corretto
Per molti documenti destinati all’estero non è sufficiente una traduzione semplice: è necessario che la traduzione sia giurata (asseverata) in Tribunale.
Lo schema tipico è:
- Traduzione del documento
- Asseverazione in Tribunale
- Apostille o Legalizzazione della traduzione
È importante precisare che:
- L’apostille sul documento originale certifica l’autenticità della firma del pubblico ufficiale che ha rilasciato l’atto.
- L’apostille sulla traduzione giurata (se richiesta) certifica l’autenticità della firma del funzionario davanti al quale il traduttore ha prestato giuramento.
L’ordine può variare in base a ciò che richiede l’ente estero.
Domande frequenti
Quanto costa un’apostille?
L’apposizione dell’Apostille da parte dello Stato è gratuita (non si pagano marche da bollo specifiche per il timbro). Tuttavia, il costo di una traduzione giurata prevede marche da bollo (solitamente 16€ ogni 4 facciate) e i compensi professionali per la gestione della logistica e l’asseverazione.
Quanto tempo serve per ottenere un’apostille a Roma?
I tempi variano drasticamente: la Procura di Velletri ha tempi diversi dalla Prefettura di Roma. In genere, occorrono dai 2 ai 7 giorni lavorativi per completare l’iter.